GTD活用の第一歩： 必要なタスクに全リソースをぶち込もう

導入

GTDとは何か？

Getting Things Done（GTD）は、デビッド・アレンによって開発されたタスク管理方法です。
この方法は、個人やチームのリーダがタスクを整理し、効果的に処理するのに役立ちます。
GTDは、従来のタスク管理の良さを残しつつ、生産性を向上させる手法として世界中で注目が高まっています。

GTDの重要性と効果

GTDの重要性は、日常のタスクやプロジェクトを整理し、計画的に処理することによって、ストレスを軽減し、生産性を向上させることです。
この方法を実践することで、大型プロジェクトから学校に持っていくものまで、タスクの漏れを減らし、クリアな思考を維持してやるべきことに集中することができます。
また、GTDはプロジェクトを効果的に進め、重要な目標に集中する手助けをしてくれます。

GTDの基本原則

１：タスクのキャッチ

GTDの最初のステップは、頭に浮かんだタスクやアイデアを確実にキャッチすることです。目的は浮かんだタスクやアイデアを忘れないうちに残すことです。プロジェクトを左右する重要なタスクや学校の忘れ物まで思いついたタスクは全てここでキャッチしましょう。様々な思いついたタスクをinboxと呼ばれる場所に置くことで確実なキャッチをします。

• 毎朝行っている決まった作業
• メールの返信
• ジムの契約
• 郵便の投函など

ここでのポイントはタスクの実行要否や実家方法は考えないことです。収集することに専念しましょう。次のステップ以降でタスクやアイデアの整理をします。

２：タスクの仕分け

次に、inboxのタスクの仕分けをします。
仕分けは一般的に以下の5分類です。

• inbox
• 今すぐ実行
• 連絡を待つ
• プロジェクト
• いつかやる

実行可能で2分以内で完結するものは「今すぐ実行」に移して、早速完了させましょう。
何かがトリガーを引かないと始まらないタスクは「連絡を待つ」に入れて、忘れましょう。
「プロジェクト」に分類されたタスクの計画を立てて、このタスクの処理に集中しましょう。
プロジェクトは人によって複数あります。Aプロジェクト/Bプロジェクト、資格試験、家庭のことなど分類をしましょう。
「いつかやる」タスクは優先度が低いので、今は忘れましょう。この後のステップで見直しを行います。

３：プロジェクトのアクション定義

基本的な分類はステップ2で完了しています。

さて、そのタスクを行動に移せるでしょうか。

もし行動に移せそうになければ、そのタスクは解像度が低かったり、具体性に欠けていたりします。
タスクを分解して、具体的な行動に移せるレベルに落としましょう。

例えば、「資格を取得する」というタスクを見たときに、じゃあ次に何をしよう？となりますよね。
これは具体性に欠けています。
「資格を取得する」ために、参考書を入手する、研修を受講するといった最初のアクションが必要になります。
行動に移せるかという起点でタスクを分解していきましょう。

行動に移せるレベルのタスクまで落ちたときには、頭はだいぶ整理されてきています。

４：週次振り返りと再発掘

週次振り返りでは、GTDのタスクの状況を再確認します。

特に、inboxに溜まっているタスクや、連絡を待つ、いつかやるに分類したタスクは停滞してます。改めて現時点の状況から優先度を考え、再分類しましょう。

また、プロジェクトタスクも順調に進むものもあれば、課題で停滞するものもあります。発生した課題に対して、再度タスクを定義し、行動レベルまで落としてタスクを再分類しましょう。

この繰り返しにより、頭を整理した状態で、自身のリソースを最も必要なプロジェクトに割り当てることができます。
シングルタスクの集中力をモノにして、最大のパフォーマンスを出しましょう。

3. GTDツールとアプリ

GTDを効率的に管理するためのツール

GTDをより効率的に管理するためには、専用のツールやアプリが便利です。

例えばiPhoneユーザーなら、Trelloというアプリが便利です。リストとカードがあり、リストには「inbox」や「プロジェクト」を設定し、カードにそれぞれのタスクを列挙します。

iCloudで同期して、外出中も更新が可能です。操作性も良く、私も使っています。

デジタルとアナログの選択肢

GTDは必ずしもデジタルである必要はありません。アナログ手法も選択肢の一つです。

デジタルだと外出中も同期ができる、タスク完了した後に非表示になるためキレイ、と言ったメリットがあります。

アナログの場合、ノートや付箋による整理が考えられます。ノートだと、inboxへの記載は早そうなので確実にキャッチできる反面、可搬性に乏しいですね。

ちなみに、このGTDをシステム開発に活用したものがアジャイル開発です。従来の開発方法とは全く異なり、変化に迅速に対応することを目的とした開発手法です。実際に現場ではホワイトボードを使ったGTDに近いことが行われています。

4. タスクの優先順位付け

緊急度と重要度を使った優先順位付け

タスクの優先順位付けは、GTDの重要な要素です。

タスクの優先度を検討する際によく利用されるのは、Eisenhower Matrix（アイゼンハワーマトリクス）というものです。
タスクを緊急性と重要性の2つの軸に基づいて4つのカテゴリに分類します。

例えば、「明日中にお金を振り込んでおかないとクレジットカードが停止される。」となると、重要度も高く、優先度も高いものになります。
「自分の持っている財布のデザインを変えたい」では、重要度も優先度も低そうですね。
「キャリアアップのために資格取得をしたい」では、重要度は高そうですが、何か今日から着手しないといけない状況でもないので優先度は低そうですね。

ここのポイントは、重要度は高いけれど、優先度は低いものが後回しになってしまうところにあります。
そのカテゴリに入るものは早期に計画を立てて実行する必要があります。

5. 結論

GTDを身につける価値とメリット

GTD（Getting Things Done）はタスク管理の方法論であり、その価値とメリットは計り知れません。
GTDを実践することで、タスクを整理し、効率的に処理するスキルを磨くことができます。
これは個人生活だけでなく、プロフェッショナルなキャリアにおいても大きな影響を及ぼします。ストレスの軽減、アウトプットの向上、自己成長の促進など、GTDを身につけることは多くのメリットをもたらします。

GTD実践に向けて

この記事を読んでいただき、GTDの原則やイメージは理解していただけたことを嬉しく思います。
次のステップは、実際にGTDを実践に移すことです。最初のステップはタスクのキャッチから始めましょう。
その後、重要度と優先度を加味したプロジェクトの整理、週次振り返りと再発掘など、GTDの要素を段階的に導入していきましょう。